Kỹ năng cho nhân viên văn phòng

(HieuHoc.com): Bạn ngán ngẩm nhìn vào bàn làm việc với những mớ tài liệu chất ngất? Rất nhiều việc cần làm ngay mà không biết nên làm việc gì trước, việc gì sau? Những mẹo nhỏ sau đây có thể là phương pháp giải quyết cho bạn đấy.

Chọn công cụ lập kế hoạch hợp lý

Đây là điều đầu tiên mà nhân viên văn phòng cần phải làm. Sự hỗ trợ đắc lực của các công cụ như máy vi tính, lịch… đã giúp cho việc sắp xếp công việc có phần nhẹ nhàng hơn rồi. Nhưng chúng ta không nên “lạm dụng” các phương tiện đó mà hãy dành cho cuốn sổ tay và cây bút một vị trí trong công việc của bạn. Nó là cách làm truyền thống đơn giản, hiệu quả mà ít gặp rủi ro nhất.

Bạn hãy tạo cho mình một lịch làm việc bằng cách ghi vào cuốn sổ những công việc cần làm. Cái list làm việc rất khoa học đó giúp bạn không bị nhầm lẫn giữa việc nào làm rồi và việc nào chưa làm. Với sự nhỏ gọn của 2 vật dụng này, bạn có thể đem theo chúng ở khắp mợi nơi hơn hẳn chiếc  laptop dù đã được xem là nhỏ gọn.

Rèn luyện óc tổ chức

Óc tổ chức cũng là một điều kiện cần thiết cho một nhân viên văn phòng. Bạn có đảm bảo mình có thể nhớ chi tiết tất cả các công việc. Ví như tấm ảnh này ai chụp cho bạn? Bạn có nhớ được ngày sinh của từng thành viên trong gia đình mình? Và còn rất nhiều câu hỏi khác nữa. Nếu bạn trả lời tốt thì không sao, bạn là một nhân viên pro, bằng không thì bạn phải điều chỉnh lại cách tổ chức cho chính bản thân.

Giải pháp cho bạn:

Rèn luyện cách làm việc tổ chức. Bạn hãy viết ra tất cả những việc sẽ phải làm và làm theo những gì đã viết trên cuốn sổ. Sắp xếp cho mình một không gian làm việc sao cho tất cả đều theo mục đích của nó. Nếu một vật dụng tồn tại không có mục đích trong tầm mắt của của bạn thì tốt nhất xếp chúng ra chỗ khác.

Sắp xếp tài liệu trên máy tính

Phương tiện làm việc của bạn là chiếc máy vi tính. Bạn hãy sắp xếp, phân loại các tài liệu cho khoa học theo tường thư mục. Bạn đừng để tất cả các tài liệu đó trên màn hình trông rất rối mắt. Tổ chức tài liệu theo các cây thư mục là rất hiệu quả. Bạn hãy thử làm như vậy đi, chắc chắn nó sẽ khoa học hơn trước khi bạn chưa phân loại nó.

Trong từng thư mục lớn đó bạn lại tổ chức thành các tập tin nhỏ hơn. Như vậy sẽ tiết kiệm thời gian khi tìm kiếm. Bạn phân chia nhỏ thành càng nhiều thư mục con càng tốt chứ không nên đưa hết vào một mục. Để tiện cho việc ghi nhớ và sử dụng nên ghi lại các thư mục, các tập tài liệu để dễ tìm hơn.

Sắp xếp bàn làm việc

Không chỉ sắp xếp khoa học trên máy tính mà bàn làm việc cũng cần được chỉn chu gọn gàng.

Bàn làm việc nên được sắp xếp gọn gàng và ít tài liệu trên đó. Không nên để bàn làm việc của mình bị tài liệu lấn sân, bạn sẽ thấy ngán ngẩm và không biết bắt đầu từ công việc nào và lục tìm tài liệu giấy tờ ra sao. Mọi thứ trên bàn hay trong văn phòng phải được để đúng nơi, đúng chỗ như một cửa hàng văn phòng phẩm để tiện cho việc sử dụng.

Sắp xếp thứ tự ưu tiên tuỳ theo mức độ công việc

Bạn là nhân viên văn phòng có thể tham khảo các cách sau:

- Thứ nhất: Đánh số độ khẩn cấp: việc rất gấp đánh số (1), việc bình thường đánh số (2), việc không gấp đánh số (3)

- Thứ 2: Dùng bút để đánh dấu công việc: việc cần làm ngay dùng bút đỏ, việc bình thường dùng bút xanh, việc có thể làm sau dùng bút đen.

- Thứ 3: Phân loại các giấy tờ công việc vào các cặp tài liệu có màu khác nhau. Việc khẩn cấp cho vào cặp màu đỏ; việc bình thường cho vào cặp màu xanh; việc không gấp cho vào cặp màu đen. Khi bạn trình giấy tờ cho sếp, dần dần các sếp sẽ biết được ám hiệu đó để xử lý ngay những việc khẩn cấp.

- Thứ 4: Dùng các phương pháp kỹ thuật để xác định thời gian phải hoàn thành công việc: có nhiều phương pháp nhưng điển hình là phương pháp dùng sơ đồ Găng.

Và tới ngày cuối của tuần làm việc bạn sắp xếp lại toàn bộ các tài liệu làm việc trong tuần. Như vậy, bạn chỉ mất khoảng 30 phút cho việc sắp xếp cũng như tổng kết công việc của một tuần, nhưng bàn làm việc của bạn sẽ gọn gàng và ngăn nắp rất nhiều. Hiệu quả làm việc của một nhân viên cũng sẽ tăng lên rất nhiều, tránh được những áp lực trong công việc.

Muốn làm được điều này, bạn hãy test lại mức độ của các tài liện đó xem cái nào đã dùng và cái nào chưa dùng để có cách giải quyết chúng.

Hãy biết từ chối công việc nhẹ nhàng

Phải làm nhiều việc một lúc, công việc bộn bề bạn phải làm cho tốt phần việc của mình. Nếu quản lý tiếp tục giao việc cho bạn mà khả năng không thể giải quyết được, hãy nhẹ nhàng từ chối khéo léo, chắc chắn người quản lý cũng hiểu bạn đang muốn nói gì.
 

Nếu quản lý tiếp tục giao việc cho bạn mà khả năng không thể giải quyết được, hãy nhẹ nhàng từ chối khéo léo

 
Chú ý khi làm việc với các phương tiện kỹ thuật cao

Tất cả các sự vật hiện tượng tồn tại được đều có tính hai mặt. Các phương tiện hỗ trợ bạn làm việc cũng vậy.

Internet là cuốn từ điển mạng vô cùng hữu ích cho chúng ta tạo ra một cuộc cách mạng thực sự trong cuộc sống nhưng phải chăng nó cũng lấy đi thời gian của chúng ta? Nếu bạn say mê thì nó sẽ ngốn không biết bao nhiêu thời gian của bạn và cuối cùng bạn không có thì giờ để làm những việc khác. Hãy biết phân bố thời gian hợp lý.

Điện thoại di động là một phương tiện liên lạc hữu ích cho dù chúng ta có cách xa nhau tới mấy. Nhưng cũng đừng theo xu thế để rồi biến nó thành vật trang trí tăng thêm sự sành điệu cho mình. Con người chúng ta sống và làm việc, sử dụng máy móc vào công việc chứ không nên trở thành nô lệ của máy móc bạn à.

Biết được việc gì là việc quan trọng

Điều này rất quan trọng nếu bạn làm công tác quản lý. Tất cả những người quản lý dù ở cấp độ nào cũng đều được phân biệt được ở chỗ: Họ biết việc nào là việc quan trọng, việc nào là việc mấu chốt, cần giải quyết.

Để trở thành một nhân viên giỏi, đòi hỏi bạn khá nhiều kỹ năng và tố chất, bởi vì đây là một công việc không hề đơn giản. Bạn cũng phải linh hoạt và nhạy bén để xác định được những gì có thể xảy ra và có phương án giải quyết. Một nhà quản lý tồi hay đi vào những công việc chi tiết mà cấp dưới có thể làm được trong khi lơ là, bỏ qua những việc quan trọng. Bạn phải loại bỏ sự rắc rối ngay từ khi nó mới còn trong trứng nước để tránh phức tạp sau này. Với sự cẩn trọng này bạn sẽ chủ động được trong công việc.
 

Kim Tuyến

 

Bài viết liên quan

>>Xem các bài viết khác cùng chuyên đề

Kết bạn với HieuHoc.com hoặc bấm THÍCH
để thường xuyên nhận tin mới nhất về:
  • - Ưu đãi học phí, học bổng
  • - Video/clip miễn phí tự luyện Kỹ Năng Mềm, Tiếng Anh
  • - Hướng Nghiệp, Cẩm Nang Học Tập, Thông tin Tuyển sinh...

KHÓA HỌC HAY

Khóa học Thư Ký & Trợ Lý Giám Đốc - Có ưu đãi
Viện Nghiên Cứu Châu Á -…
Giám đốc Điều Hành - CEO - Có ưu đãi
Viện Kế Toán - Quản Trị…
Giám đốc tài chính - CFO - Có ưu đãi
Viện Kế Toán - Quản Trị…
Lớp Bartender (Kỹ thuật Pha chế Rượu Cocktail) - Có ưu đãi
Trường Trung Cấp Nghề Việt Giao
Kế toán trưởng doanh nghiệp - Lớp thứ 2, 4,… - Có ưu đãi
Viện Kế Toán - Quản Trị…
UEF-Chứng chỉ hành nghề BẤT ĐỘNG SẢN - Có ưu đãi
Trường Đại Học Kinh Tế -…
Khóa học Giám Đốc Nhân Sự Chuyên Nghiệp - Có ưu đãi
Viện Kế Toán - Quản Trị…
Lớp nghiệp vụ Tiếp Tân Khách Sạn Quốc Tế - Có ưu đãi
Trường Trung Cấp Nghề Việt Giao
Lớp Nghiệp Vụ Bếp Âu - Á - Có ưu đãi
Trường Trung Cấp Nghề Việt Giao
Quản Lý Nhà Hàng - Có ưu đãi
Trường Trung Cấp Nghề Việt Giao

Danh Sách Cẩm nang