Làm sao trình bày ý tưởng một cách thành công, hiệu quả? Tức sau khi trình bày, ý tưởng của bạn được chấp nhận, được hoàn thiện để triển khai thực hiện.
Ý tưởng có thể là một sáng kiến, một kế hoạch, và cũng có thể chỉ là một đánh giá hay một kết luận quan trọng.
Cách trình bày ý tưởng rất quan trọng, bao gồm cả thời điểm trình bày thích hợp, đối tượng thích hợp và nội dung được chuẩn bị kỹ, được chuyển tải bằng cách thích hợp nhất.
Khả năng trình bày ý tưởng với sự tự tin, rõ ràng và xác thực sẽ là một yếu tố quan trọng quyết định thành công. Nếu ít luyện tập, bạn có thể cảm thấy bồn chồn, lo lắng và sẽ chuẩn bị thiếu chu đáo, thiếu tính hệ thống và thiếu nghệ thuật dẫn chuyện thông minh.
Trình bày ý tưởng thường là cách kể một câu chuyện, dù dài hay ngắn. Câu chuyện đó phải thu hút người nghe và thuyết phục được họ. Vì thế, bạn cần lưu ý một số vấn đề:
Quản lý sự băn khoăn (Manage Anxiety)
– Bạn có ăn, ngủ tốt, tập thể dục để có sức khỏe tốt và tinh thần minh mẫn khi trình bày vấn đề này không?
– Thay vì muốn loại bỏ sự lo lắng chỉ là một cách trốn tránh sự thật, bạn hãy kiểm soát nó và quản lý nó.
– Nên thay đổi cách tư duy về bài trình bày, sắp xếp nó như một cuộc trao đổi thay vì là một cuộc biểu diễn.
– Thử đặt câu hỏi để hình dung sự tương tác với người nghe, để làm sáng tỏ các vấn đề.
– Hãy nghĩ nhiều về hiện tại và thực tế thay vì lo lắng cho hệ quả sắp xảy đến hay mơ mộng viển vông.
– Hãy xem sự tương tác với người nghe là cơ hội thay vì là thử thách.
Cấu trúc giúp bạn tự do (structure sets you free)
– Đừng đưa những thông tin không cần thiết, thậm chí lạc đề, vì người nghe sẽ mất sự tập trung theo dõi ý tưởng chính của bạn.
– Hệ thống hóa thông tin, đi từ đơn giản qua phức tạp. Phần phức tạp vẫn có thể trình bày sơ qua để gây ấn tượng về sự chu đáo, tỉ mỉ và xuyên suốt nhưng nên là tài liệu để người nghe nghiên cứu sau.
– Cấu trúc dẫn chuyện nên nêu rõ chủ đề (topic), nêu rõ giải pháp và lợi ích, có thể kết hợp so sánh để nêu bật ưu điểm.
Với mô hình GROW gồm Goal (mục đích), Reality (thực tế), Option (sự lựa chọn) và Will Do (sẽ làm) hay Way (con đường đi), bạn sẽ tìm ra cấu trúc câu chuyện phù hợp và đầy đủ nhất.
Riêng với việc trình bày một dự án có độ phức hợp và thách thức thuyết phục khó hơn nhiều so với một ý tưởng đơn thuần, bạn nên lưu ý nhiều hơn đến các kỹ năng sau đây:
– Tạo một câu chuyện hấp dẫn, gợi tò mò và cảm hứng, cảm xúc nghiêng về dự án của bạn.
– Dẫn người nghe để họ thực sự hiểu nhu cầu của dự án.
– Chỉ ra những âu lo, e ngại và giải đáp một cách tự tin, thấu đáo.
– Tìm đúng phương tiện để truyền tải thông điệp của bạn.
– Đừng quên luôn kết nối người nghe, xem trọng ý kiến của họ mặc dù có lúc họ không hiểu hết vấn đề, và bạn cần luôn bình tĩnh, điềm tĩnh và vui vẻ trả lời.
Một kế hoạch kinh doanh (business plan) chẳng hạn, cần những điểm chính: tóm lược; tổng quan về sản phẩm hay dự án; phân tích khuynh hướng hiện nay và phân tích cạnh tranh; chiến lược tiếp thị – giá cả; kế hoạch triển khai (chuỗi cung ứng, sản xuất, phân phối, kế hoạch hành động và nhân lực); kế hoạch tài chính. Bạn có thể có thêm phần phụ lục gồm các tài liệu quan trọng và có giá trị để tham khảo thêm, giúp hiểu vấn đề thấu đáo hơn.
Bạn có thể có ý tưởng hoặc dự án rất hay, nhưng nếu bạn giao tiếp và trình bày không đúng, mối quan tâm và những ý tưởng của bạn sẽ không nhận được sự chú ý.
Trình bày ý tưởng kinh doanh chẳng hạn, là một cơ hội kinh doanh.
Trình bày một giải pháp cho một vấn đề nào đó, bạn và công ty của bạn sẽ tiến một bước dài trong việc nâng uy tín.
Dù vấn đề bạn trình bày không có gì lớn lao lắm, nhưng nếu bạn chuẩn bị kỹ lưỡng, đưa ra được hình ảnh và biểu đồ minh họa, hay tài liệu do bạn soạn ra hoặc tổng hợp một cách đầy đủ thì tính thuyết phục sẽ rất cao, và đối tác thấy rõ sự nghiêm túc, nhiệt tình cũng như tính chuyên nghiệp của bạn.
Có những vấn đề khó khăn, bạn nên thuyết phục “đồng minh” cùng trình bày với mình. Các ý tưởng bổ sung từ hai, ba người cộng thêm cách nhìn nhận vấn đề từ nhiều góc độ sẽ làm cho người nghe hiểu rõ hơn, thích hơn và dễ chấp nhận.
Khi họ đặt câu hỏi là họ quan tâm. Những câu trả lời sẽ cho thấy sự thấu đáo của bạn. Nếu chưa thể trả lời thấu đáo, bạn nên hẹn sẽ nghiên cứu, suy nghĩ rồi trả lời sớm nhất có thể. Xin bạn đừng quên việc bài bác một dự án hay ý tưởng dễ hơn thấu hiểu nó cả trăm lần. Đừng để những phản ứng cảm tính từ người nghe dựng lên một bức tường vô hình ngăn bạn với họ.
Bạn cũng nên nhớ rằng bạn không có nhiều thời gian để trình bày một ý tưởng, kể cả việc giới thiệu công ty hay dự án của bạn. Đừng quá 5 phút cho một chủ đề. Sau 5 phút ban đầu đó mà bạn đạt được sự quan tâm của người nghe thì bạn mới nên trình bày tiếp. Sau 5 phút mà bạn có sự đồng thuận của đối tác thì bạn sẽ có 5 ngày, 5 tháng hoặc lâu hơn nữa để triển khai dự án có ý nghĩa lớn lao của bạn.
Nói tóm lại, để trình bày ý tưởng một cách hiệu quả, rất cần sự chuẩn bị nội dung rõ ràng, dễ hiểu, chu đáo và hấp dẫn. Trong các bước của quy trình, bạn nên lựa chọn cách nói, cách kể câu chuyện thông minh và thuyết phục nhất. Và để có những kỹ năng nói trên, việc “luyện tập, luyện tập và luyện tập” là chìa khóa để bạn quản lý và kiểm soát sự bồn chồn, lo lắng, trong đó, tăng sự tự tin có cơ sở chính là sự hiểu biết đầy đủ của bạn về ý tưởng hay ho của bạn.
Theo: Nguyễn Thanh Lâm (TBKTSG)
